Grundsätzliches über Felder und deren Aktivierung erfahren Sie im Kapitel Felddefinitionen.
Neben ihrem Feldtyp besitzen Felder noch eine Reihe weiterer Eigenschaften:
So können Hilfetexte definiert, Pflichteingaben und Formatierung festgelegt werden
oder bestimmt werden, ab welchem Zugriffslevel man ein bestimmtes Feld sehen bzw. bearbeiten darf.
Das Ändern der Feldnamen, Feldeigenschaften und des Feldtyps über die Konfiguration ist jederzeit möglich -
auch nachträglich bei bereits bestehenden Daten und Dokumenten.
Feldeigenschaften:
Eingabehilfe:
Die Eingabehilfe erscheint im Formular über dem betreffenden Feld.
Sie wird durch die Option "Eingabehilfe über diesem Feld anzeigen" aktiviert.
Die Option "Eingabehilfe auch im Lesemodus sichtbar" entscheidet, ob der Hilfetext auch angezeigt wird, wenn das Dokument gerade nur vom Anwender gelesen wird und nicht als Eingabeformular bearbeitet wird. So können z.B. dokumentunabhängige Werbebanner eingeblendet oder beschreibende statische Texte eingefügt werden.
Hinweis:
Bei der Definition der Eingabehilfe ist HTML erlaubt, das heißt, Sie können hier unter Nutzung von HMTL-Befehlen Formatierungen, Zeilenumbrüche, Grafiken usw. einfügen. |
Feld-Optionen:
Folgende Optionen haben folgende Auswirkung
Option |
Auswirkung |
Pflichtfeld |
Dieses Feld muß beim Erstellen eines neuen Dokuments ausgefüllt werden. Anwender können ohne eine Eingabe in diesem Feld Ihr Dokument nicht speichern bzw. absenden. |
Großbuchstaben |
Wenn dieses Feld in einer Ansicht dargestellt wird, erscheinen die eingegebenen Werte in der Ansicht in Großbuchstaben. |
Fett/Kursiv |
Die Feldinhalte erscheinen im Dokument automatisch in der jeweiligen Formatierung. Die Einstellung bezieht sich dabei nur auf den Lesemodus (lesenden Zugriff auf ein Dokument) und nicht während des Bearbeitens eines Dokuments. |
Feld nur bearbeitbar für Manager |
Dieses Feld kann nur von Benutzern der Zugriffsgruppen "Manager" bearbeitet werden, bleibt aber für alle anderen Benutzer sichtbar. |
Feld nur bearbeitbar für Manager und Bearbeiter |
Dieses Feld kann nur von Benutzern der Zugriffsgruppen "Bearbeiter" und "Manager" bearbeitet werden,
bleibt aber für alle anderen Benutzer sichtbar. |
Feld unsichtbar für Gruppe Ersteller: Immer |
Dieses Feld ist für Benutzer der Zugriffsgruppen "Ersteller" (und tiefer !) generell unsichtbar,
gleichgültig ob es sich um einen registrierten Ersteller oder einen Anonymous-Ersteller handelt. |
Feld unsichtbar für Gruppe Ersteller: Im Lesemodus |
Dieses Feld ist für Benutzer der Zugriffsgruppen "Ersteller" (und tiefer !) unsichtbar.
Beim Erstellen von neuen Dokumenten, also beim Ausfüllen von Formularen, ist das Feld jedoch ausfüllbar
bzw. im Bearbeiten-Modus (für Ersteller mit Bearbeitungsrecht) bearbeitbar.
Hierbei ist es gleichgültig ob es sich um einen registrierten Ersteller oder einen Anonymous-Ersteller handelt. |
Feld unsichtbar für Leser |
Dieses Feld ist für Benutzer der Zugriffsgruppe "Leser" generell unsichtbar, gleichgültig ob es sich um einen registrierten Leser oder einen Anonymous-Leser handelt. |
Feld unsichtbar für Anonymous: Immer |
Dieses Feld ist für Anonymous (alle nicht eingeloggten Benutzer) generell unsichtbar.
Hierbei ist es gleichgültig, welche Zugriffsrechte Anonymous besitzt - also gleichgültig, in welcher Zugriffsgruppe sich Anonymous befindet. |
Feld unsichtbar für Anonymous: Im Lesemodus |
Dieses Feld ist für Anonymous (alle nicht eingeloggten Benutzer) im Lesemodus unsichtbar.
Hierbei ist es gleichgültig, welche Zugriffsrechte Anonymous besitzt - also gleichgültig. in welcher Zugriffsgruppe sich Anonymous befindet.
Wenn Anonymous Ersteller-Rechte hat - also neue Formulare ausfüllen darf - ist dieses Feld beim Ausfüllen jedoch bearbeitbar.
Beachten Sie hierbei, dass der Feldinhalt sichtbar wird, wenn das Feld in einer Ansicht dargestellt wird ! |
Beispiele für Feld-Zugriffsoptionen:
Felder, die nicht jeder Benutzer einsehen darf.
Für Immbiliendatenbanken oder Jobbörsen, die einen öffentlichen Lesezugriff (Anonymous) im Internet haben,
sollen bestimmte Felder für alle Benutzer (kostenfrei) sichtbar sein (z.B. Wohnungsgröße, Miete bzw. Stellenbeschreibung)
und bestimmte Felder nicht für alle Benutzer sichtbar sein (z.B. Anschrift und Kontaktdaten des Vermieters bzw. Stellenanbieters).
Diese geschützten Felder sollen z.B. nur für registrierte Benutzer sichtbar sein, die diese Zusatzfinformationen bezahlen.
In diesem Fall nutzen Sie die Feldoption "Feld unsichtbar für Anonymous: Immer".
Den Benutzern, denen Zugriff auf die geschützten Felder gewährt werden soll, vergeben Sie ein Login
und nehmen diese in die Gruppe "Leser" auf.
Registrierte Benutzer der Gruppe Leser sehen diese Felder also - Anonymous-Benutzer sehen diese Felder nicht.
Felder, die nicht jeder Benutzer einsehen darf - aber ausfüllbar bei neuen Dokumenten.
Soll nun zusätzlich anonymen Benutzern (Anonymous) die Möglichkeit gegeben werden,
selbst neue Dokumente einzustellen, z.B. neue Wohnungsangebote, neue Stellenangebote, Bewerbungen, etc.
müssen diese Benutzer natürlich auch die geschützten Kontaktfelder ausfüllen können.
In diesem Fall muß Anonymous in die Zugriffsgruppe "Ersteller" aufgenommen werden.
Nutzen Sie in diesem Fall die Feldoption "Feld unsichtbar für Anonymous: Im Lesemodus".
Anonyme Benutzer können weiterhin die geschützten Felder nicht einsehen,
beim Einstellen von neuen Dokumenten jedoch diese Felder ausfüllen.
Damit anonyme Benutzer nicht fremde Dokumente in den Bearbeiten-Modus versetzen können,
ist hier zusätzlich die Option Eigentümer-Rechte:
"Dem Eigentümer wird nach dem Absenden das Bearbeitungsrecht automatisch entzogen"
im Menu Sicherheit zu aktivieren.
Registrierte Ersteller dürfen Felder ausfüllen - diese aber nicht in fremden Dokumenten lesen.
Ist das Erstellen von neuen Dokumenten nur registrierten Benutzern vorbehalten
(Benutzer der Gruppe "Ersteller", Anonymous nicht in Gruppe "Ersteller").
Diese Ersteller sollen in Ihren eigenen Dokumenten bestimmte Felder ausfüllen und bearbeiten können, (z.B. Kontaktdaten)
diese aber nicht in Dokumenten von anderen Erstellern einsehen dürfen.
Dies ist oft der Fall, wenn z.B. in einer Jobbörse registrierte Benutzer der Zugriffsgruppe "Ersteller" neue Stellenangebote inklusive Kontaktdaten eingeben,
trotzdem aber nicht die Kontaktdaten der Stellenangebote von anderen Erstellern einsehen sollen.
Nutzen Sie die Option "Feld unsichtbar für Gruppe Ersteller: Im Lesemodus".
Felder, die nur Bearbeiter und Manager sehen dürfen.
Sie haben eine Reihe Mitarbeiter, die jeweils nur bestimmte ( Ihnen zugewiesene ) Dokumente in Ihrer Datenbank einsehen und/oder bearbeiten dürfen.
Diese Benutzer befinden sich dafür in der Gruppe "Ersteller" und die Dokumente haben einen namentlichen Dokumentzugriffschutz.
In diesen Dokumenten gibt es Felder die diese Benutzer niemals sehen sollen.
Nutzen Sie in diesem Fall die Feldoption "Feld unsichtbar für Gruppe Ersteller: Immer".
Ersteller und auch die untergeordneten Benutzer ("Leser") sehen diese Felder niemals.
Diese Felder sind dann generell nur für Bearbeiter und Manager sichtbar.
Felder zwar sichtbar - aber nur für Manager und Bearbeiter bearbeitbar.
Für Felder, die zwar für "Leser" und "Ersteller" sichtbar sein sollen,
jedoch nur für Bearbeiter oder Manager bearbeitbar sein sollen, nutzen Sie die Option:
"Feld nur bearbeitbar für Manager und Bearbeiter"
Auswahlfeld Vorgaben:
Hier geben Sie die Vorgabewerte ein, aus denen Ihre Anwender Ihre Auswahl treffen können.
Die Eingabe der einzelnen Werte erfolgt durch Komma getrennt oder durch Zeilenumbruch getrennt.
Sollte es nötig sein, dass innerhalb einer Auswahl ein Komma erscheint, so maskieren Sie dieses über:
‚
Dieses Komma wird dann nicht als Trennzeichen erkannt.
Neue Werte zulassen:
Diese Option entscheidet, ob Ihre Anwender die Möglichkeit haben sollen, die durch Sie vordefinierte Liste zu erweitern, also neue Werte in die Auswahlliste aufzunehmen.
Bei aktivierter Option erscheint im Formular vor dem jeweiligen Auswahlfeld ein Symbol, über welches es möglich ist, einen neuen Wert in die Auswahlliste aufzunehmen.
Diese neuen Werte werden dann automatisch zu Ihrer Vorgabeliste in der Felddefinition hinzugefügt.
Über "Sortieren" kann die Auswahlliste sofort alphabetisch sortiert werden.
Vorgabewert:
Für alle Feldtypen kann ein Vorgabewert definiert werden.
Nutzen Sie einen Vorgabewert, um Ihren Anwendern die Eingabe bzw. das Ausfüllen des Formulars zu erleichtern oder eine Leereingabe standardmäßig mit einem bestimmten Wert zu ersetzen.
Vorbelegung mit Platzhaltern:
Anstelle eines direkten Vorgabewerts kann ein Platzhalter eingetragen werden,
der dann beim Erstellen des Dokumentes einen bestimmten, berechneten Wert annimmt.
Platzhalter für Vorgabewerte:
TODAY -> besetzt ein Datumsfeld mit dem jeweils aktuellen Datum
USERNAME -> besetzt ein Feld mit dem Loginnamen des jeweils eingeloggten Benutzers
UNIQUE -> generiert eine eindeutige, alphanumerische ID
Hinweis:
Vorgabewerte sind ebenfalls verwendbar in für den jeweiligen Anwender unsichtbaren oder nicht bearbeitbaren Feldern. Hier können Sie z.B. einen unsichtbaren oder nur von Managern bearbeitbaren Status bereits beim Erstellen des Dokuments vorbelegen. |
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