Externes Antwortformular bedeutet,
Sie nutzen ein neues, frei konfigurierbares Formular aus einer anderen Datenbank
und können somit weiterführende Informationen, wie z.B.
Adressen, Bestellmengen, Mietzeiträume, usw. abfragen,
die sich auf ein Dokument in dieser Datenbank beziehen.
Auf Basis dieses externen Antwortformulars können unterschiedlichste Anforderungen umgesetzt werden.
Nutzen Sie diese Funktionalität zum Beispiel für:
Personalisierte Anfragen / Buchungen
Sie haben Immobilien-, Auto, Reise- oder andere Angebote in Ihrer Datenbank.
Über das Antwortformular können nun Anwender, die sich für dieses Angebot interessieren,
Ihre Adressdaten, Kontaktanfragen, gewünschte Mietzeiträume oder sonstige Informationen eingeben und absenden.
Anmeldungen
Sie verwalten Seminare oder Veranstaltungen in Ihrer Datenbank.
Die Anmeldungen Ihrer Teilnehmer erfolgen über ein Antwortformular,
welches Sie in einer anderen Datenbank als individuelles Anmeldeformular konfiguriert haben.
Bestellungen
Analog z.B. für die Eingabe von Adressdaten und Bestellmengen, Lieferadressen, etc.
Grundsätzliches Konzept des externen Antwortformulars:
Bei aktivierter Option "Externes Antwortformular" erscheint in Ihren Dokumenten automatisch ein zusätzlicher Button, mit dem Sie das Antwortformular aufrufen. Dieser Button öffnet in einem Dialog ein Antwortformular, welches aus einer anderen Datenbank geladen wird. Ihre Anwender geben ihre Anfragedaten ein und senden das Antwortformular ab. Dieses wird als Dokument in der Zieldatenbank (Antwortdatenbank) gespeichert. Gleichzeitig erhalten Sie eine Mail, dass für eines Ihrer Dokumente eine Anfrage bzw. eine Antwort erstellt wurde. Die Dokumente und Antwortdokumente werden also automatisch in zwei verschiedenen Datenbanken gespeichert.
Das Antwortformular kann bei dessen Aufruf automatisch Feldwerte aus dem Hauptdokument übernehmen.
Für ein externes Antwortformular benötigen Sie eine zweite Datenbank:
Sie erstellen sich zwei unterschiedliche Formulare in zwei unterschiedlichen Datenbanken.
Das Formular in der zweiten Datenbank (Zieldatenbank) nutzen Sie als Antwortformular.
Dieses Antwortformular konfigurieren Sie einfach nach Ihren individuellen Anforderungen, z.B. mit Feldern für Adresseingaben, Kontaktdaten, usw.
Die Verbindung, dass ein Formular aus einer zweiten Datenbank (Zieldatenbank) als Antwortformular für Dokumente aus der ersten Datenbank (Hauptdatenbank) genutzt werden kann, geschieht über Konfigurationseinstellungen und über die einfache Eingabe einer Interface-ID.
Vorteile durch die Nutzung eines externen Antwortformulars:
1. Sie können sich ein individuelles Antwortformular genau für Ihre Anforderungen generieren
2. Hauptdokumente und Antwortdokumente sind in getrennten Datenbanken
3. Die Antwortdokumente unterliegen somit einem separaten Zugriffsschutz als die Hauptdokumente
4. Die Antwortdokumente können mit einer anderen Sortierung dargestellt werden
5. Die Antwortdokumente übernehmen automatisch Feldwerte aus den Hauptdokumenten
6. Sie erhalten eine Sofort-Mail bei der Erstellung einer Antwort. Alle Antworten bleiben gespeichert.
zu 3:
So sind z.B. Ihre Dokumente in Ihrer Hauptdatenbank (Immobilien-, Auto, Reise- oder andere Angebote)
frei bzw. öffentlich für alle anonymen Benutzer im Web sichtbar.
Die auf diese Dokumente erstellten Antwortdokumente (Anfragen, Bestellungen, Buchungen)
sind jedoch automatisch zugriffsgeschützt, so dass unberechtigte Benutzer niemals die Antworten von anderen Benutzern einsehen können.
Aktivieren
Über die Option "Antworthierarchie Modus" wählen Sie "Externes Antwortformular":
Konfigurationseinstellungen in der Hauptdatenbank:
Button im Formular:
Hier legen Sie die Beschriftung des Buttons fest, der im Dokument erscheint und das Antwortformular aufruft.
Der Button erscheint im Kopfbereich Ihres Dokuments:
Zieldatenbank Interface-ID:
Die Zieldatenbank (Antwortdatenbank) ist Ihre zweite Datenbank, in welcher sich Ihr konfiguriertes Formular befindet, dass Sie als Antwortformular nutzen möchten. Eine zweite Datenbank können Sie sich einfach, wie gewohnt, über unsere Homepage www.datenbanken24.de erstellen.
Im Menu "Manager" der Konfiguration Ihrer Zieldatenbank finden Sie die Interface-ID dieser Datenbank.
Über diese Interface-ID wird Ihre Zieldatenbank automatisch im Web gefunden und eindeutig lokalisiert.
Sie brauchen also weder den aktuellen Server, die URL-Adresse noch den Namen der Zieldatenbank zu kennen.
Feldübergabe:
Beim Aufruf des Antwortformulars über den Antwort-Button
können Feldwerte des jeweiligen Dokuments aus dieser Datenbank
in das externe Antwortformular übergeben werden und sind somit im Antwortformular bereits ausgefüllt:
Somit können die Antwortdokumente in der Zieldatenbank (Antwortdatenbank) selbst besser eingeordnet und sortiert werden. Gleichzeitig kann hierdurch erkannt werden, zu welchen Dokumenten die Antwortdokumente zugeordnet sind.
Für Ihre Anwender ist dies ebenfalls hilfreich, da sie beim Ausfüllen des Formulars gut erkennen,
auf welches Angebot sich ihre aktuelle Antwort bzw. ihre Anfrage bezieht.
Feldübergabe Beispiel:
In Ihrer Datenbank verwalten Sie Immobilien-Angebote, die Sie im Internet veröffentlichen.
Jedes Dokument in Ihrer Datenbank entspricht genau einer Immobilie.
Über ein externes Antwortformular können Ihre Anwender nun im Internet Kontaktanfragen bzw. Anfragen zu einer bestimmten Immobilie an Sie senden.
In Ihrem Immobilien-Dokument haben Sie ein Feld "Objekt-ID", z.B.: Feld 01.
In Ihrem (Antwort-) Formular in der Zieldatenbank haben Sie ebenfalls ein Feld Objekt-ID konfiguriert, z.B: Feld 03.
Über die Feldwertübergabe bestimmen Sie nun,
dass das "Feld 01: Objekt-ID" aus dem Immobilien-Dokument
in das "Feld 03" des Antwortformulars übernommen werden soll.
Felder können unabhängig vom jeweiligen Feldtyp übergeben werden.
So ist es durchaus möglich, ein Auswahlfeld aus dem Dokument in ein Textfeld im Antwortformular zu übergeben.
Hinweis:
Nutzen Sie im Antwortformular für die zu übernehmenden Felder die Feldeigenschaft:
Managerfeld.
Diese Felder sind damit für die Antwort-Ersteller zwar sichtbar - jedoch nicht bearbeitbar, was bei diesen Übergabefeldern sehr sinnvoll ist. |
Es können bis zu fünf Felder aus dem Hauptdokument in das Antwortformular übergeben werden.
Sicherheit:
Ihre Anwender selbst, können die erstellten Antworten bzw. Anfragen in der Antwortdatenbank NICHT einsehen, da die Antworten nach dem Absenden automatisch mit einem Lesezugriffsschutz versehen werden. Auch wenn Internetnutzern der URL Ihrer Antwortdatenbank bekannt ist, sehen diese als nicht registrierte Benutzer keinerlei Dokumente in Ihrer Datenbank.
Um diese Sicherheit zu gewährleisten,
und um weiterhin zu gewährleisten, dass anonyme Benutzer OHNE Login überhaupt Antwortdokumente erstellen können,
muß auch die Datenbank, die Sie als Antwortdatenbank nutzen (Zieldatenbank)
bestimmte, wichtige Konfigurationseinstellungen aufweisen.
Erfahren Sie im folgenden Kapitel, wie Sie die Antwortdatenbank erstellen und konfigurieren:
Antwortdatenbank für externes Formular erstellen und konfigurieren.
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